Liczba dokumentów i złożoność procesów wewnętrznych we współczesnych firmach rośnie z roku na rok. Ręczne zarządzanie pismami, umowami czy obiegiem faktur kosztowych staje się nie tyle mniej wydajne, ile coraz bardziej ryzykowne. Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie pomagające firmom zachować kontrolę nad dokumentacją, maksymalizować poziom bezpieczeństwa informacji, a także usprawnić szereg procesów operacyjnych. Dziś to już nie kwestia wygody, lecz realnej ochrony interesów przedsiębiorstwa.
To nie żart - funkcjonowanie wielu firm w dalszym ciągu bazuje na manualnym lub częściowo cyfrowym przekazywaniu informacji. Ich transfer odbywa się w formie papierowej, mailowej czy za pomocą doraźnie tworzonych folderów sieciowych. Taka metoda szybko traci przejrzystość, zwłaszcza gdy organizacja zaczyna się rozwijać.
Gdy w obiegu pojawia się kilkadziesiąt, a nawet kilkaset dokumentów dziennie, tworzy się chaos. Trudno określić, gdzie znajduje się konkretny plik, kto jest za niego odpowiedzialny lub czy został już zatwierdzony. Codzienną organizację pracy może zaburzyć jedna faktura albo umowa. Wskutek tego cierpią procesy operacyjne, a także zdolność firmy do szybkiego audytowania, raportowania lub reagowania na zmiany regulacyjne czy potrzeby rynkowe.
Tradycyjny obieg dokumentów - bez wyraźnie ustalonego porządku - okazuje się szczególnie problematyczny w branżach, gdzie zarządzanie dokumentami podlega ścisłej kontroli, np. administracji, finansach albo produkcji. Brak jednoznacznego właściciela danego dokumentu, niejasna historia zmian lub ograniczony dostęp może skutkować poważnymi konsekwencjami - włącznie z naruszeniem procedur wewnętrznych. Rozwiązaniem takich wyzwań i problemów jest elektroniczny obieg dokumentów.
Dla jasności: nie chodzi w tym przypadku o "ręczne" wysyłanie plików PDF czy trzymanie skanów faktur na dysku w chmurze. Chodzi o wykorzystanie zaawansowanego, dedykowanego systemu, gdzie wszelkie procesy są transparentne i audytowalne, a dane - szczelnie chronione w cyfrowym archiwum. Co więcej, wiele zadań da się zautomatyzować, odciążając zespoły od czasochłonnych i żmudnych działań i ukierunkowując zasoby na realizację celów budujących wartość i konkurencyjność firmy.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pomaga precyzyjnie definiować uprawnienia - dla konkretnych użytkowników, jak i całych działów. Wiadomo, kto ma dostęp do dokumentu, kto go przeglądał i zatwierdził. Rejestrowanie i transparentność poszczególnych akcji eliminuje niedomówienia, stratę czasu na poszukiwania czy rozproszoną odpowiedzialność.
Taka funkcjonalność jest szczególnie istotna w działach wrażliwych, takich jak księgowość czy biura rachunkowe. Akceptacja faktur lub obieg umów są kontrolowane w ramach ustalonego workflow, a proces obiegu dokumentów nie bazuje na mailach czy folderach. Miejsce chaosu zajmują porządek, bezpieczeństwo i większa przewidywalność działań.
Efektywność systemu elektronicznego obiegu dokumentów zależy od integracji oprogramowania z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Informacje zawarte w dokumentach rzadko istnieją niezależnie - są częścią procesów zakupowych, finansowych, kadrowych czy sprzedażowych. System EOD powinien wspierać integrację z popularnymi ERP, CRM czy systemami informatycznymi do fakturowania.
Co to oznacza w praktyce? Integracja oznacza, że dane z faktur lub umów mogą być automatycznie pobierane, weryfikowane i przekazywane dalej bez potrzeby ręcznego ich kopiowania czy przełączania się między interfejsami. Spójny przepływ informacji ciąży na systemie, a nie na jego użytkowniku.
Tam, gdzie przepływ dokumentów dotyczy wielu źródeł, tradycyjna kontrola nad informacjami staje się praktycznie niemożliwa. Dotyczy np. działów księgowości czy biur rachunkowych obsługujących kilkudziesięciu klientów. W takich warunkach elektroniczny obieg dokumentów jest nie tyle wygodą, ile warunkiem utrzymania bezpieczeństwa danych i ciągłości operacyjnej.
Funkcjonalność EOD okazuje się szczególnie widoczna w przedsiębiorstwach rozproszonych geograficznie, pozwala bowiem scentralizować i sformalizować wszystkie istotne dane. Pracownicy mają dostęp do dokumentacji w czasie rzeczywistym, a administratorzy mogą na bieżąco zarządzać uprawnieniami, monitorując statusy z poziomu jednego panelu. Automatyzując poszczególne procesy, organizacja ogranicza ryzyko pomyłek, opóźnień czy zduplikowanej pracy.
Centralne repozytorium, pełna historia zmian, ustandaryzowany obieg faktur czy umów - te i inne aspekty ułatwiają raportowanie i szybkie reagowanie na zapytania audytowe. Tam, gdzie sprawność działania zależy od klarowności procesów, elektroniczne zarządzanie dokumentacją przestaje być opcją - staje się niezbędnym komponentem infrastruktury organizacyjnej.
